Vintage Shirts

Management Assistent Amsterdam

Houd je van plannen en organiseren, ben je enthousiast, resultaatgericht, proactief en stel je je graag dienstbaar op? Wil je graag werken in een maatschappelijk betrokken organisatie waar een sociale en informele cultuur heerst? Lees dan snel verder!

Voor de Informatica afdeling van de Bètafaculteit van een grote onderwijsinstelling in Amsterdam zijn wij op zoek naar een Management Assistent.

In deze functie werk je samen met twee andere secretaresses en bied je medewerkers, leidinggevenden en stafleden solide, betrouwbare, organisatorische en administratieve ondersteuning.

Jouw taken:

Afspraken maken en beheren;

  • Je bent verantwoordelijk voor agendabeheer van het afdelingshoofd en de afdelingsmanager van de afdeling Computer Wetenschappen;
  • Je plant afspraken voor het Management Team van de afdeling en voor (een deel van) de Hoogleraren. Dit doe je door gebruik te maken van verschillende agendasystemen (Outlook, Gmail etc.);
  • Je plant en organiseert dienstreizen van (een deel van) de Hoogleraren en het afdelingshoofd.

Coördinatie werkuitvoering

  • Je ondersteunt de afdelingsmanager met het coördineren van werkzaamheden van medewerkers van het secretariaat;
  • Je kunt zelfstandig kleine projecten uitvoeren ter ondersteuning van de bedrijfsvoering.

Correspondentie:

  • Je stelt (eventueel in opdracht) zelfstandig brieven op en verstuurt ze;
  • Je distribueert inkomende email binnen de afdeling;
  • Ook verzorg je uitgaande e-mails (zoals nieuwsbrieven en mededelingen);
  • Je kan uitgaande correspondentie zelfstandig (of in opdracht) verzorgen in correct Nederlands en/of Engels;
  • Ook de correcte afhandeling van inkomende en uitgaande telefoongesprekken in Nederlands en/of Engels behoort tot je takenpakket;
  • Je bent verantwoordelijk voor de correcte verwerking van input voor promotietrajecten (Hora Finita);
  • Je verzorgt zelfstandig de correcte invoer van vacatures in het digitale Applicant Tracking System(ATS) systeem;
  • Je bent verantwoordelijk voor het plannen van sollicitatieprocedures met kandidaten en in- en externe betrokkenen;
  • Je bewaakt deze procedures en ATS-processen. Je signaleert en rappelleert indien nodig;
  • Je verzorgt ICT-bestellingen en controleert deze;
  • Je controleert en verwerkt alle publicaties in het PURE systeem.

Organisatie van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen;

  • Locaties / ruimtes regelen en indien gewenst de catering;
  • Notuleren van vergaderingen en uitwerken van de verslagen;
  • Uitnodigingen opstellen en versturen;
  • Bezoekersregistratie bij evenementen;
  • Monitoren van afspraken (nabellen, terugkoppelen etc.)

Gevraagd profiel:

  • Mbo+/hbo werk- en denkniveau;
  • Je hebt minimaal 4 jaar relevante werkervaring in een secretariële rol;
  • Microsoft Office (Word, Excel en Outlook) kent voor jou geen geheimen;
  • Ervaring met SAP is een pré;
  • Je beschikt over goede kennis en beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
  • Je bent in ieder geval beschikbaar op maandag en vrijdag.

Wat biedt onze opdrachtgever:

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijds basis (38 uur) minimaal

€2.376 en maximaal €3.208 (schaal 7) bruto per maand. De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 6 maanden wat zal lopen via een uitzendcontract. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort tot de mogelijkheden.

source



Vintage Shirts

Door de site te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. Meer informatie

Deze site is standaard ingesteld op 'cookies toestaan", om je de beste mogelijke blader ervaring te geven. Als je deze site blijft gebruiken zonder je cookie instellingen te wijzigen, of als je klikt op "Accepteren" hieronder, dan geef je toestemming voor het gebruik van Cookies.

Sluiten