Gratis Prime Video & Gaming

Tijdelijke Secretaresse Amsterdam

Ben jij op zoek naar een ondersteunende rol waarin jij tegelijkertijd coördinerend bezig bent? Vind jij een administratieve rol interessant en ben jij een secure werker? Heb jij een groot verantwoordelijkheidsgevoel en werk jij graag zelfstandig? Lees dan verder en reageer!

Eén van onze klanten, een vooraanstaande academische onderwijsinstelling, is op zoek naar een Secretaresse. Het secretariaat waar je komt te werken ondersteunt het wetenschappelijk personeel, de management assistent en de voorzitter van de afdeling.

Wij zijn op zoek naar een medewerker voor het secretariaat die tevens als coördinator zorgdraagt voor de dagelijkse aansturing van de student-assistenten (samen 16 uur) op het afdelingssecretariaat. De opdrachtgever biedt een uitdagende functie op een dynamisch secretariaat met afwisselende werkzaamheden.

Wat ga je doen?
* Plannen en verdelen van de werkzaamheden binnen het team;
* Toezien op en bevorderen van de voortgang van werkzaamheden;
* Organiseren van periodiek werkoverleg;
* Beoordelen van resultaten en zo nodig aanpassen van werkzaamheden of werkprocessen binnen het secretariaat.

De secretariële werkzaamheden die tot jouw takenpakket behoren omvatten hoofdzakelijk:
* Up to date houden van digitale bestanden en ervoor zorgen dat deze op een gestructureerde manier worden opgeslagen;
* Laptop- en mobiele telefoonbeheer;
* Afhandelen van ICT-aanvragen;
* Ontvangen van nieuwe (gast)medewerkers en hen voorzien van de nodige informatie;
* Verzorgen van de maandelijkse nieuwsbrief en overige berichtgeving;
* Agendabeheer;
* Notuleren bij diverse vergaderingen een aantal keer per maand;
* Ondersteuning bij de organisatie van stafbijeenkomsten, sollicitatieprocedures, borrels e.d.;
* Distribueren van post;
* Bestellen van kantoorbenodigdheden en visitekaartjes;
* Administratief voorbereiden van jaargesprekken.

Tevens ondersteun je de managementassistent van de afdeling. Hierbij behorende taken zijn:
* Regelen van aanstellingen/mutaties gasten, buitenpromovendi en bursalen via de zelfbedieningstool;
* Fungeren als achtervang voor aanstellingen/mutaties van personeel via de zelfbedieningstool;
* Fungeren als achtervang voor het afhandelen van promotieprocedures.

Wat vragen wij?
* Een afgeronde HBO Studie;
* Zelfstandigheid en verantwoordelijkheidsgevoel;
* Een dienstverlenende en proactieve werkhouding;
* In staat om in een hectische omgeving het overzicht te bewaren zonder het detail uit het oog te verliezen;
* Een hoge mate van accuratesse;
* Sterke affiniteit met administratie en de organisatie van werkzaamheden;
* Goede communicatieve vaardigheden;
* Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
* Beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel);
* Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
* Ervaring in een secretarieel-administratieve functie, bij voorkeur in een universitaire omgeving;
* Bereidheid om het werkrooster aan te passen als de situatie hier om vraagt.

source



Actie: hoge kortingen tot 35% op LED spots en downlights
Gratis Prime Video & Gaming
Vintage Shirts

Door de site te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. Meer informatie

Deze site is standaard ingesteld op 'cookies toestaan", om je de beste mogelijke blader ervaring te geven. Als je deze site blijft gebruiken zonder je cookie instellingen te wijzigen, of als je klikt op "Accepteren" hieronder, dan geef je toestemming voor het gebruik van Cookies.

Sluiten